Должен ли руководитель писать заявление на подотчет

Выдача денег под отчет директору

Вопрос-ответ по теме

Директор и учредитель одно и то же лицо, МП на УСН. Должен ли директор писать заявление, и на чье имя, о выдаче подотчетных сумм из кассы, с расчетного счета? Или правильнее учесть это в учетной политике?

Выдавайте руководителю деньги под отчет в том же порядке, что и обычному работнику. Никаких исключений из правил для генерального директора нет.

То есть директор, желающий получить деньги под отчет, точно так же на каждую сумму должен писать заявление (п. 6.3 Указания № 3210-У). Подавая заявление на выдачу денег под отчет, директор пишет такие же формулировки, что и любой другой сотрудник. Но вот визировать ему свое заявление не надо. Так как заявление ему нужно писать на имя кассира или другого лица, ответственного за оформление кассовых операций.

Если подотчетные деньги перечисляются на карты сотрудников, тогда в заявление следует добавить еще такое поле, как «Реквизиты банковской карты».

Обоснование. Выдать деньги под отчет вы можете только на основании заявления от работника (абз. 1 п. 6.3 Указания № 3210-У). Причем заявление следует брать и при выдаче средств из кассы и при их перечислении на личные или зарплатные карты сотрудников (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Составляется заявление на подотчет в произвольной форме, но обязательно там должны быть отражены следующие реквизиты: требуемая сумма наличных, срок, на который выдаются деньги, дата, подпись руководителя или предпринимателя (п. 6.3 Указания № 3210-У). Причем каких-либо ограничений по размеру подотчетных и срока, на который они выдаются, в законодательстве нет. Под отчет можно выдать любую сумму и на любой срок, если это одобрил руководитель.

Так вот, чтобы ваши работники каждый раз сами не ломали голову, что писать в заявлении, вы можете сделать для них единый шаблон. Каждый раз они будут заносить туда свои данные. Примерный образец шаблона мы представили ниже.

ООО «Зеленый дом»

работающего в должности

__менеджера по закупкам_

Заявление

Прошу выдать мне под отчет наличные денежные средства в сумме _50 000 _

(_Пятьдесят тысяч____) руб. для покупки _отделочных_материалов________.

(сумма прописью) (цель выдачи денежных средств)

___для ремонта офиса на срок пять календарных дней.

(количество дней, на которые выдаются деньги)

(дата) (подпись) (расшифровка подписи)

Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:

Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует

Бухгалтер Леонова__ А.В. Леонова

(подпись) (расшифровка подписи)

Генеральный директор Поляков А.П. Поляков

(подпись) (расшифровка подписи)

Оформляйте такое заявление при каждой выдаче денег работникам, включая руководителя. Поскольку для него никаких исключений не предусмотрено. Однако бланк для директора составьте с несколько иными формулировками. Например, вместо «Прошу выдать…» напишите «Необходимо выдать под отчет наличные денежные средства в размере…». Ведь руководитель не может сам у себя просить деньги. В конце заявления предусмотрите место только для одной подписи директора. Она будет одновременно и разрешающей.

Если же вы перечисляете деньги под отчет на карты работникам, то тогда добавьте в шаблон заявления еще такое поле как «Реквизиты карты». Туда работник будет вписывать наименование банка, его БИК, корреспондентский счет, ИНН/КПП, номер лицевого счета своей карточки. А к авансовому отчету в последствие приложит документы, подтверждающие оплату этой картой.

Ну и еще один реквизит, который лучше отразить в заявлении — это сведения об отсутствии задолженности у работника по ранее выданным суммам. Их важно отметить, поскольку вы можете выдать сотруднику деньги под отчет, только если он отчитался по предыдущим суммам (абз. 3 п. 6.3 Указания № 3210-У). Если нет — то перечислять подотчетные средства работнику нельзя. За игнорирование этой обязанности фирму могут оштрафовать на сумму от 40 000 до 50 000 руб., а предпринимателя — на 4000 — 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Судьи в таких вопросах обычно поддерживают налоговиков. И подтверждают, что выдача под отчет денег работнику, имеющему задолженность, является административным нарушением (постановления Седьмого арбитражного апелляционного суда от 22.08.2014 № А45-5774/2014 и Девятого арбитражного апелляционного суда от 25.02.2014 № 09АП-47328/2013).

Поэтому, чтобы не попасть под штрафы, проверяйте информацию об отсутствии долгов в заявлении. Тогда руководитель станет подписывать заявление только после соответствующей визы бухгалтера.

Отчитаться по суммам, полученным под отчет, сотрудники должны не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на которые они выданы. Или в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки, если деньги были выданы на нее (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Например, если работник вернулся из командировки в пятницу, то крайний срок отчета наступит в следующую среду.

Подотчетнику необходимо составить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расход денег — копии чеков, накладные и пр. (п. 6.3 Указания № 3210-У). Без оправдательных бумаг утверждать авансовый отчет нельзя. Так как налоговики могут посчитать в таком случае подотчет доходом работника. И с ними согласятся судьи (постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12).

Вам же, как бухгалтеру, надо следить за тем, чтобы сотрудники отчитывались о полученных и истраченных средствах во время. Поскольку если это не будет сделано, то выданные под отчет средства вам придется посчитать задолженностью работника и удержать их из его зарплаты. Если же вы решите не взыскивать долг, то на подотчетные надо будет начислить страховые взносы. Такой невыгодный вывод содержится в новом письме ФСС России от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250. Правда, если работник предоставит авансовый отчет с подтверждающими документами, то взносы придется пересчитать в сторону уменьшения.

Таким образом, чтобы избежать столь сложной процедуры, которой советуют придерживаться чиновники, а также обезопасить себя от возможных штрафов и доначислений со стороны контролеров всегда проверяйте сроки по подотчету. И если они уже заканчиваются, требуйте работников оформить авансовый отчет и приложить к нему все подтверждающие бумаги.

Отметим, что под отчет можно не только выдавать наличные, но также перечислять нужные суммы на зарплатные или личные карты работников. А к документальному оформлению безналичного подотчета специалисты финансового ведомства предъявляют дополнительное требование. В письме Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 указано, что условие о перечислении подотчетных средств на карты следует прописать в учетной политике для целей бухучета. И это несмотря на то, что в законодательстве подобного требования нет, и ответственности за его несоблюдение тоже нет. Однако, чтобы вопросов со стороны проверяющих не возникало, лучше предусмотреть соответствующие нормы в учетной политике.

Мы советуем добавить в бухгалтерскую учетную политику информацию о том, что вы можете выдавать суммы в подотчет как через кассу, так и на карты работников. Даже если пока вы выдаете только наличные. Ведь дополнительное условие вас ни к чему не обяжет, а возможно, в будущем вам потребуется перечислять подотчетные средства на карту.

Примерный образец формулировок мы представили ниже.

Общество с ограниченной ответственностью

Приложение к приказу от 29.12.2014 № 64

Учетная политика для целей бухгалтерского учета

10. Порядок расчетов с подотчетными лицами

10.1. Денежные средства работникам под отчет на хознужды, закупку горюче-смазочных материалов и командировочные расходы организация выдает наличными или перечисляет на зарплатные и личные банковские карты работников.

10.2. Способ выдачи подотчетных средств работник указывает в заявлении, которое должен подписать генеральный директор организации или его заместитель.

10.3. По окончании срока, на который выданы подотчетные суммы, работник должен в течение трех рабочих дней в бухгалтерию авансовый отчет и приложить к нему подтверждающие расходы документы. Неиспользованный остаток денег он вносит в кассу организации независимо от способа получения (наличными или на карту).

Один важный момент — оформляя платежку на перечисление подотчетных сумм на карту, в назначении платежа укажите, что это подотчетные средства. Тогда не будет никаких сомнений, что суммы вы выдали именно под отчет, а не в качестве зарплаты. И налоговики не доначислят вам НДФЛ и страховые взносы (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Другие публикации:  Наследство умершей жены сроки

Правила выдачи денег под отчет

Вопрос-ответ по теме

Обязательно ли на выдачу под отчет писать заявление, или достаточно издать приказ о составе сотрудников и сроках выдачи в подотчет? Какие санкции могут быть, если есть приказ но нет заявлений?

Определить список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет, недостаточно. Для получения средств под отчет сотрудник должен написать заявление. Однако за отсутствие такого заявления ответственность не предусмотрена.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Рекомендация: Кому и сколько можно выдать денег под отчет

Кому можно выдать деньги под отчет

Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за выдачей денег подотчетным лицам, определяет руководитель организации. Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Для этого руководитель может издать приказ.*

Главбух советует: не делайте список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет, частью приказа об учетной политике.

Если список подотчетников утвердить отдельным документом, то его можно будет изменить в любое время. Вносить изменения в учетную политику можно только в строго ограниченных случаях (ч. 6 ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Заявление на выдачу подотчетных сумм

Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление в произвольной форме, в котором нужно указать необходимую сумму и на какие цели она будет потрачена.*

Каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок, на который они выдаются, в законодательстве нет. Руководитель организации должен подтвердить свое согласие на выдачу денег, поставив на заявлении свою подпись и дату. По новым правилам, с 1 июня 2014 года руководителю организации не нужно делать на заявлении собственноручную запись о том, какую сумму и на какой срок выдают наличные (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Статья: Что будет, если выдать подотчетные средства без заявления

«… С 1 января деньги под отчет выдают по заявлению работника. Но в нашей компании очень много подотчетников, и директор решил оставить все как есть, поэтому кассир выдает деньги не только по заявлениям, но и, например, по приказу. Какая ответственность предусмотрена за такое нарушение. »

Из письма главного бухгалтера Елены Фроловой, г. Вологда

Елена, формально в законодательстве нет ответственности за выдачу подотчетных без заявлений работников.* Штраф предусмотрен за нарушения порядка работы с денежной наличностью и ведения кассовых операций (ст. 15.1 КоАП РФ). Но в этой норме идет речь не обо всех нарушениях, а только о расчетах наличными сверх лимита, неоприходовании наличности, нарушении порядка хранения свободных денежных средств, а также о сверхлимитном остатке в кассе.

Вместе с тем пока неизвестно, как сложится практика новых проверок налоговиками кассовой дисциплины. Есть риск, что за отсутствие заявлений они все же будут штрафовать по статье 15.1 КоАП РФ. Тогда отменять штраф понадобится в УФНС или суде. У компании есть хорошие шансы защитить свою правоту. Судьи всегда соглашались с тем, что за нарушение порядкавыдачи денег под отчет административная ответственность не установлена* (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 25.11.08 № А56-5137/2008).

Журнал «Учет. Налоги. Право» № 20, Май 2012

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение

Выдача денег под отчет руководителю

Вопрос-ответ по теме

Руководитель в отпуске, который отвечает за кассовую дисциплину (выдача в подотчет и т.д.), руководителем создан приказ на замещение его во время отпуска (на выдачу подотчетных сумм, расписываться в расходных ордерах) на гл. инженера. В текущем месяце гл. инженеру самому необходимо потратить денежные средства на приобретение материалов. На кого должен написать служебную записку гл. инженер, сам на себя?

Гл. инженер не должен сам себе писать служебную записку на выдачу денежных средств в подотчет. Если заместитель руководителя (гл. инженер) берет деньги под отчет, он может написать распоряжение об их выдаче, указав в нем от руки сумму, срок, на который берутся деньги, дату и поставив свою подпись. Например, распоряжение можно оформить так: В бухгалтерию ООО «Ромашка». Распоряжение. Выдать мне из кассы в подотчет 10 000 руб. до 20 июля 2015 для оплаты материалов.

Выдавая деньги под отчет руководителю, вместо заявления лучше оформить приказ

С 2012 года при выдаче денежных средств под отчет требуется заявление от сотрудника. А как быть, если подотчетным лицом выступает генеральный директор? Подскажите, возможно, для руководителя компании предусмотрен какой-то особенный порядок оформления «подотчетных» документов?

Выдавайте руководителю деньги под отчет в том же порядке, что и обычному работнику. Никаких исключений из правил для генерального директора нет.

Как и полагается, оформите расходный кассовый ордер. Но вместо заявления приложите к нему приказ или распоряжение руководителя о выдаче ему конкретной суммы на определенный срок.

Дело в том, что заявление на выдачу подотчетных денег должен завизировать сам руководитель. Этого требует пункт 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций от 12 октября 2011 г. № 373-П. А в вашем случае «подотчетник» и руководитель компании— одно лицо. Так что грамотнее будет составить приказ.

Расчеты с подотчетными лицами: о чем важно помнить

Руководитель учреждения является подотчетным лицом. На чье имя он должен написать заявление о выдаче подотчетных средств?

Если руководитель хочет официально провести наличные деньги как выданные под отчет, он может оформить их в установленном порядке, написав соответствующее распоряжение.

Это не будет противоречить Положению № 373-П, которым регламентирован порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Поскольку заявление о выдаче денег на расходы, связанные с ведением деятельности учреждения, на основании которого оформляется расходный кассовый ордер, составляется в произвольной форме. При этом оно обязательно должно содержать собственноручную запись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату. Таким образом, если руководитель берет деньги под отчет, он может написать распоряжение (служебную записку) об их выдаче, указав в нем от руки сумму, срок, на который берутся деньги, дату и поставив свою подпись.

Нужно ли писать заявление работнику с просьбой выдать подотчетную сумму

Вопрос-ответ по теме

Чтобы выдать подотчетную сумму необходимо написать заявление работнику или приказ на выдачу подотчетной суммы по предприятию?

В августе заявление на подотчет было отменено указанием ЦБ от 19.06.2017 № 4416-У. Но в новом письме от 06.09.2017 № 29-1-1-0Э/20642 Центробанк предупредил, что заявление на подотчет остается в силе.

В письме ЦБ напомнил, что по новым правилам деньги выдаются по письменному заявлению работника либо по распорядительному документу юридического лица. Поэтому у организации есть выбор: либо выдавать деньги по письменному заявлению, либо по приказу руководителя. Порядок надо прописать в локальных актах организации. Писать сразу два документа — и заявление, и приказ — не требуется.

Заявление подотчетника с просьбой выдать деньги — теперь необязательный документ. Бухгалтерия может выдать деньги подотчет на основании распорядительного документа директора компании или ИП.

ЦБ РФ не уточняет в Указании № 4416-У, какой документ считать распорядительным. Налоговики нам разъяснили, что выдать деньги вмененщик вправе по приказу, распоряжению, решению директора или ИП. В документе отразите, на что работник получает деньги.

Общество с ограниченной ответственностью «Вектор»

О выдаче денег в подотчет

г. Смоленск 28.08.2017

Приказываю выдать аванс секретарю Зайцевой А.В. на срок 3 календарных дня. Сумма аванса 5000 (пять тысяч) рублей. Подотчетные средства выдать с целью закупки канцелярских принадлежностей.

Директор Лавров О.П. Лавров

С 19 августа деньги в подотчет можно выдать без заявления работника. Достаточно, чтобы директор фирмы или ИП подписал приказ, распоряжение или решение о выдаче средств. В документе нужно указать дату, сумму денег и срок, на который работник их получает. В распорядительном документе фиксируйте ту же информацию, которую раньше подотчетник отражал в заявлении.

Другие публикации:  До какого числа нужно заплатить налог на имущество 2019

Вы можете в одном приказе указать сразу несколько человек, которым выдаете деньги. Например, если сотрудники уезжают в командировку и получают средства в один день. Также вы вправе прописать, сколько даете денег в подотчет, в приказе на командировку. То есть составлять в этом случае еще и приказ на выдачу денег не обязательно.

Бухгалтер вправе выдать деньги работнику с непогашенными долгами. До 19 августа, если бухгалтер выдавал деньги работнику, который не погасил долг, инспекторы штрафовали компанию на сумму от 40 000 до 50 000 руб., предпринимателя — на 4000—5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ). Теперь штраф в такой ситуации не грозит.

Риски остаются, если работник вовремя не отчитался о полученных средствах. Тогда инспекторы могут потребовать включить подотчетную сумму в доходы работника, удержать с них НДФЛ и заплатить страховые взносы. Отбиваться от доначислений придется уже в суде (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 19.07.2016 № Ф10-2385/2016).

Работник получает деньги на срок, который установил директор фирмы или ИП. Отчитаться об израсходованных суммах работник обязан в течение трех рабочих дней после того, как истек срок (п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Если сотрудник получал деньги на командировку, то ему нужно предоставить авансовый отчет и подтверждающие документы в течение трех рабочих дней после поездки.

Если новые правила вам удобны, внесите изменения в положение о подотчетных. Исключите из документа пункт о том, что выдаете деньги по заявлению работника. Укажите, на основании каких документов станете платить деньги подотчетнику: по приказу, распоряжению и т.д. Как сформулировать новый пункт, смотрите в образце

4. Деньги под отчет кассир выдает на основании приказа руководителя либо по заявлению работника с разрешительной подписью руководителя. В документах руководитель указывает сумму к выдаче и срок, на который ее получает работник.

Вы можете также удалить из положения пункт о том, что работник получает средства после того, как погасит долг по прошлому подотчету.

Если новые правила вам невыгодны, можете оставить положение о подотчете без изменений. Например, не отказывайтесь от заявления сотрудника. В этом случае директор или ИП проставит разрешительную надпись на заявлении сотрудника.

Вы вправе выплатить деньги под отчет не только штатным сотрудникам, но и физлицам, которые работают по гражданско-правовым договорам (п. 5 и 6 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).

Попросите директора или ИП утвердить список работников, которые вправе получать подотчетные деньги. Вы можете отразить в списке ФИО работников. А можете указать должности без ФИО. Тогда если кто-то из подотчетных работников уволится, список не придется обновлять. Новый сотрудник на той же должности автоматически попадет в список подотчетников.

Подотчетные деньги можно выплатить из кассы, перевести на зарплатные или корпоративные карты.

Касса. Если компания выдает деньги в подотчет из кассы, то надо оформить расходный ордер. На нем подотчетник распишется. А работник, отвечающий в компании за кассовые операции, выдаст деньги (п. 6 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

ИП вправе не составлять «расходники». Если вы работаете у ИП, который ведет кассу в упрощенном порядке, все равно отразите выданную сумму в программе или тетради.

Зарплатные карты. То, что перечислять подотчетные суммы допускается на зарплатные карты сотрудников, недавно подтвердили специалисты Минфина России (письмо от 21.07.2017 № 09-01-07/46781).

Не забывайте в платежке указывать, что перечисляете подотчетные средства. Иначе налоговики посчитают средства доходом сотрудника и доначислят НДФЛ со страховыми взносами (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288, постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 № А52-174/2007).

Три изменения, которые повлияют на вашу работу в статьях журнала Упрощенка 9-2017

Можно ли выдавать сверхлимитный остаток в кассе под отчет директору

Вопрос-ответ по теме

У нас УСН и ЕНВД. Вопрос по кассовым операциям. В кассе скапливается торговая выручка сверх лимита, я оформляю расходный кассовый ордер на директора (он является подотчетным лицом) на сумму превышающую лимит, а затем при необходимости делаю ПКО от него же. Нужно ли каждый раз писать заявление на выдачу средств директору, нужно ли делать авансовый отчет если он НИЧЕГО не потратил, и правомерны ли вообще такие действия? Куда девать выручку сверх лимита?

Да, такие действия правомерны, при условии, что при выдаче денег под отчет соблюдается требование, которое установлено пунктом 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У: нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, в т.ч. директору, не отчитавшемуся за ранее полученные деньги. Т.е. если в конце рабочего дня появился сверхлимитный остаток в кассе, то выдайте его под отчет сотруднику. На следующий день этот сотрудник вернет деньги в кассу организации.

Каждый раз в данной ситуации писать заявление не нужно. Ведь такое заявление пишут работники, когда просят руководителя компании распорядиться о выдаче денежных средств под отчет. В вашем случае подотчетным лицом является директор. Поэтому писать заявление на свое имя он не должен. В данном случае логичнее оформлять распоряжение о выдаче денежных средств руководителю на каждый случай выдачи.

Авансовый отчет если директор ничего не потратил делать не нужно. Так как данный авансовый отчет является документом, который составляют для того, чтобы отчитаться за истраченные суммы. Неизрасходованные подотчетные деньги сотрудник должен внести в кассу организации. При этом нужно оформить приходный кассовый ордер. Такие требования содержат указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух vip-версия

1. Рекомендация: Кому и сколько можно выдать денег под отчет

Отчет за полученные деньги

При выдаче денег под отчет соблюдайте требование, которое установлено пунктом 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У: нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, не отчитавшемуся за ранее полученные деньги.

Внимание: если налоговые инспекторы обнаружат, что организация неправомерно выдала деньги сотруднику под отчет (он еще не отчитался по предыдущей сумме), то они могут попытаться оштрафовать ее за нарушение правил ведения кассовых операций.

Однако ответственность за этот проступок организация несет в строго ограниченных случаях (они указаны в ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Несоблюдение правил выдачи подотчетных сумм к ним не относится. Получается, что штраф за такое правонарушение законодательство не предусматривает. Такой вывод подтверждает арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Дальневосточного округа от 16 июля 2010 г. № Ф03-4472/2010, Северо-Западного округа от 21 февраля 2005 г. № А56-33543/04 и от 9 февраля 2005 г. № А21-8287/04-С1).

Особые правила установлены в отношении командировочных расходов. Отчитаться за эти суммы сотрудник должен в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Изменить этот срок руководитель организации не может.

Главбух советует: если в конце рабочего дня появился сверхлимитный остаток в кассе, то выдайте его под отчет сотруднику. На следующий день этот сотрудник вернет деньги в кассу организации.

Если этого не сделать, то налоговые инспекторы могут наказать организацию за превышение лимита остатка наличных денег в кассе. За это нарушение организации грозит штраф от 40 000 до 50 000 руб., а должностным лицам (например, руководителю) – от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Рекомендация: Как принять не израсходованную сотрудником часть суммы, выданной под отчет

Срок возврата

Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы. Для этого ему необходимо предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). С какой даты отсчитывать этот срок, зависит от того, на какие цели сотруднику были выданы подотчетные деньги.

Если сотрудник получил деньги под отчет на хозяйственные нужды, то отчитаться за них он должен в течение трех дней со дня окончания срока, на который они ему были выданы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Другие публикации:  Приказ 302 от 120411 с приложениями

Если деньги выданы под отчет на командировочные расходы, то отчитаться за них сотрудник должен в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). То есть вернуть неизрасходованные суммы сотрудник должен в срок, который установлен руководителем.

Внесение в кассу

Неизрасходованные подотчетные деньги сотрудник должен внести в кассу организации. При этом нужно оформить приходный кассовый ордер. Такие требования содержат указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

3. Статья: Бухгалтер не может выдавать деньги под отчет без письменного заявления работника

Кто спорил: организация, которая была оштрафована налоговиками за неправильную работу с денежной наличностью

Позиция суда: выдача денег под отчет оформляется кассовым ордером на основании письменного заявления подотчетного лица

Цена вопроса: 40 000 руб.

Инспекторы провели проверку организации и обнаружили следующие нарушения. Бухгалтер выдал гендиректору под отчет на хозяйственные нужды 73 000 руб. Выдача денег была оформлена расходным кассовым ордером. Однако письменного заявления подотчетного лица (в произвольной форме), в котором бы указывалась требуемая сумма наличных и срок возврата, не было. Напомним, такое заявление должно составляться на основании пункта 4.4 Положения ЦБ РФ о порядке ведения кассовых операций, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П.

По мнению инспекции, в этой ситуации гендиректор должен был представить авансовый отчет или внести 73 000 руб. в кассу в тот же день, в котором был выписан расходный ордер. Так как получается, что без заявления срок подотчета не установлен. Но деньги в этот же день возвращены не были. На следующий день директор захотел взять еще 144 000 руб. и бухгалтер эти деньги выдал, несмотря на прямой запрет, установленный пунктом 4.4 Положения № 373-П. Там сказано, что выдавать деньги под отчет можно, только если лицо полностью отчиталось по ранее полученным суммам. За эти нарушения инспекция выписала компании минимально возможный штраф в размере 40 000 руб. Напомним, что согласно части 1 статьи 15.1 КоАП РФ санкции за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций для юрлиц варьируются от 40 000 до 50 000 руб.

Журнал «Упрощенка», № 8, август 2013

4. Статья: Как вам теперь закреплять лимит наличных в кассе и выдавать деньги под отчет

– Наш руководитель часто берет деньги под отчет, чтобы приобрести офисные материалы. Надо ли нам в этом случае просить у него заявление с просьбой выдать деньги?
– Не надо. Ведь такое заявление пишут работники, когда просят руководителя компании распорядиться о выдаче денежных средств под отчет. В вашем случае подотчетным лицом является директор. Поэтому писать заявление на свое имя он не должен. В данном случае логичнее оформить распоряжение о выдаче денежных средств руководителю.

Светлана Хитрова,

главный эксперт по вопросам налогообложения и бухгалтерского учета Первого Дома Консалтинга «Что делать Консалт»

Журнал «Семинар для бухгалтера», № 4, апрель 2013

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение

Получение наличных под отчет директором организации

Здравствуйте!
Ваша бухгалтерия права: заявление на подотчет необходимо даже для директора.

Цитата из статьи Что изменится в 2012 году: налоги, страховые взносы, бухучет
https://www.buhonline.ru/pub/comments/2011/12/5552

Выдача денег из кассы.
С 2012 года правила выдачи подотчетных сумм несколько изменятся (новшества также предусмотрены Положением № 373-П). В частности, чтобы получить деньги под отчет, работник должен каждый раз писать заявление. Кассир может выдать деньги на основании заявления, в котором руководитель сделал надпись о сумме и сроке (приказ со списком подотчетных лиц больше издавать не надо). А авансовые отчеты нужно будет сдавать не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выдавались деньги, или со дня выхода на работу.

Образец заявления на подотчет для директора можете посмотреть здесь
https://www.buhonline.ru/blanks-documents/documents/865

Заявление вы должны написать во исполнение Положения О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ С БАНКНОТАМИ И МОНЕТОЙ БАНКА РОССИИ НА ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ЦЕНТРАЛЬНЫЙ БАНК РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от12 октября 2011 г. N 373-П:
4.4. Для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику под отчет (далее — подотчетное лицо) расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

К вопросу о сроке в заявлении.
Цитата из предложенной выше статьи:
А авансовые отчеты нужно будет сдавать не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выдавались деньги, или со дня выхода на работу.

Этот срок Вы определяете сами (месяц, два, год). НО сдать АО Вы должны не позднее 3-х дней после этого срока.

Руководитель пишет заявление на получение подотчетных сумм.
У нас это выглядит так: Заявление на получение подотчетных сумм
Заявляю о необходимости получения мною под отчет суммы в размере 1111руб.
Сроком на 10 дней для проведения наличных расчетов, связанных о осуществление деятельности предприятия.

Директор такой то

Суммы и дни для примера, все условно.

Всё понятно. Но не сочтите за занудство, в указанном выше положении на которое вы ссылались написано — «Для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику под отчет (далее — подотчетное лицо) расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.»
Теперь вопрос — где именно тут говориться, что руководитель так же как и работник должен писать заявление?

Мало того в указанном положении, в этом же пункте сказано — Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем.
То есть руководитель даже авансовый отчёт может сам принимать от сотрудников.

,
подтвердив свои ответы ссылками на НПА.

Но, вероятно, Вы хотите получить ответ, который бы более соответствовал Вашим ожиданиям

На БухОнлайне такого не бывает

,
подтвердив свои ответы ссылками на НПА.

Но, вероятно, Вы хотите получить ответ, который бы более соответствовал Вашим ожиданиям

На БухОнлайне такого не бывает

Безусловно ответили. Согласен. Только не понятно чем вы руководствуетесь освещая данный вопрос.
Если представленным положением то в нём говорится только о сотруднике (подотчётном лице), мало того в этом положении руководитель не приравнивается к сотруднику в исполнении кассовой дисциплины, а так же как и бухгалтер выделяется в отдельную группу людей которые ревезируют и контролируют расход средств —

«. работнику под отчет (далее — подотчетное лицо) расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

ПОЖАЛУЙСТА ПРОЧИТАЙТЕ ПРИВЫЧНЫЙ ВАМ ТЕКСТ ПОЛОЖЕНИЯ ОЧЕНЬ ВНИМАТЕЛЬНО ЕЩЁ РАЗ.

Так где здесь сказано, что руководитель сам на себя должен заявление писать?

Вам также может понравиться