Договор на обработку архива

Примерная форма договора на хранение документов между архивом и организацией (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

Договор на хранение документов между архивом и организацией

[ место заключения договора ]

[ число, месяц, год ]

[ Полное наименование юридического лица ], в лице [ должность, Ф. И. О. ], действующего на основании [ наименование документа, подтверждающего полномочия ], именуемый в дальнейшем «Исполнитель», «Архив» с одной стороны и [ полное наименование юридического лица ], в лице [ должность, Ф. И. О. ], действующего на основании [ наименование документа, подтверждающего полномочия ], именуемое в дальнейшем «Заказчик», с другой стороны, а вместе именуемые «Стороны», заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. Предмет договора

1.1. В соответствии с условиями настоящего договора Заказчик передает на хранение Архиву документы, а Архив на возмездной основе принимает и обеспечивает их сохранность.

1.2. Архив предоставляет Заказчику следующие услуги:

— прием дел долговременного хранения по личному составу, а также документов депозитарного и временного хранения;

— проведение комплекса работ по упорядочению документов, составлению описей, переплету и постраничной нумерации документов, оформлению обложек;

— отбор и уничтожение документов с истекшими сроками хранения;

— изготовление копий документов по запросу Заказчика;

— выдача Заказчику дел во временное пользование, в том числе и для работы в читальном зале Архива;

— оказание консультативно-методической помощи в совершенствовании организации работы с документами;

1.3. Настоящий договор заключается сроком на [ значение ] лет.

2. Порядок передачи документов

2.1. Состав передаваемых на хранение документов определяется в соответствии со сдаточной описью, согласованной Сторонами.

2.2. Прием-передача документов на хранение оформляется Актом приема-передачи (Приложение N 1), который подписывается обеими Сторонами.

Если при передаче обнаружено отсутствие каких-либо документов, числящихся в передаточной описи, то их номера оговариваются в Акте приема-передачи документов с изложением причин их отсутствия.

2.3. При передаче документов проводится проверка физического и санитарно-гигиенического состояния документов.

При обнаружении дефектов их физического состояния (разрыве листов, размывке текста документов и т. п.) составляется акт произвольной формы, в котором указываются соответствующие номера документов и листов.

2.4. В случае, если передаваемые документы заражены грибком или плесенью, Архив имеет право не принимать такие документы на хранение без проведения соответствующей обработки за счет Заказчика.

2.5. Принятые Архивом на хранение документы немедленно обрабатываются и описываются в соответствии с действующими правилами и нормами работы архивов.

2.6. Передача документов в Архив осуществляется силами и за счет средств Заказчика.

3. Стоимость услуг и порядок расчетов

3.1. Стоимость услуг по настоящему договору составляет [ сумма цифрами и прописью ] рублей в месяц.

3.2. Оплата оказанных услуг производится ежемесячно не позднее [ значение ] числа месяца, следующего за отчетным.

3.3. Дополнительные услуги оплачиваются Заказчиком отдельно в соответствии с прейскурантом цен Исполнителя.

3.4. Оплата Заказчиком услуг производится путем [ указать способ оплаты ].

4. Права и обязанности сторон

4.1. Исполнитель обязуется:

4.1.1. Оказать Заказчику услуги в полном объеме и надлежащего качества в соответствии с настоящим договором.

4.1.2. В процессе хранения документов Заказчика соблюдать охранный, температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический режимы.

4.1.3. Выдавать по запросу Заказчика документы, переданные на хранение.

4.1.4. Сохранять конфиденциальность и не допускать разглашения третьим лицам сведений о составе, объеме, содержании передаваемых на хранение документов.

4.1.5. Извещать Заказчика обо всех обстоятельствах, способных привести к порче или утрате передаваемых на хранение документов.

4.2. Исполнитель имеет право:

4.2.1. Запрашивать и получать необходимую информацию у Заказчика.

4.2.2. Требовать своевременной оплаты оказанных услуг в соответствии с условиями настоящего договора.

4.2.3. Требовать оплаты штрафных санкций.

4.2.4. Отказаться от исполнения обязательств по настоящему договору при условии полного возмещения Заказчику убытков.

4.3. Заказчик обязуется:

4.3.1. Производить оплату оказанных услуг в установленные настоящим договором сроки.

4.3.2. Создать необходимые условия для обеспечения полного и своевременного оказания Исполнителем услуг.

4.4. Заказчик имеет право:

4.4.1. Требовать надлежащего исполнения обязательств по настоящему договору.

4.4.2.Отказаться от исполнения настоящего договора при условии оплаты Исполнителю фактически понесенных им расходов.

5. Ответственность сторон

5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по настоящему договору Стороны несут ответственность в соответствии с действующим гражданским законодательством.

5.2. В случае просрочки оплаты стоимости услуг Заказчик выплачивает Исполнителю пени в размере [ значение ] % от суммы долга за каждый день просрочки.

5.3. Стороны освобождаются от ответственности за частичное или полное неисполнение обязательств по настоящему договору, если они докажут, что оно явилось следствием обстоятельств непреодолимой силы, возникших после заключения договора в результате событий чрезвычайного характера.

6. Порядок разрешения споров

6.1. Все споры и разногласия между Сторонами, возникающие в период действия настоящего договора, разрешаются Сторонами путем переговоров.

6.2. В случае невозможности урегулирования споров и разногласий путем переговоров спор подлежит разрешению [ наименование арбитражного суда ] в соответствии с законодательством РФ.

7. Заключительные положения

7.1. Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания и действует до полного выполнения Сторонами своих обязательств по настоящему договору.

7.2. Все изменения или дополнения к настоящему договору действительны, если они подписаны уполномоченными лицами обеих Сторон.

7.3. Настоящий договор может быть расторгнут досрочно по основаниям, предусмотренным Гражданским кодексом Российской Федерации.

7.4. Во всем остальном, что не предусмотрено настоящим договором, подлежит применению гражданское законодательство Российской Федерации.

7.5. Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми договор связывает гражданско-правовые последствия для Сторон настоящего договора, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения Стороне или ее представителю.

Юридически значимые сообщения подлежат передаче путем [ вписать нужное — почтовой, факсимильной, электронной связи ].

Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило Стороне, которой оно направлено, но по обстоятельствам, зависящим от нее, не было ей вручено или Сторона не ознакомилась с ним.

7.6. Договор составлен в 2 (двух) экземплярах, по одному для каждой из Сторон, имеющих одинаковую юридическую силу.

7.7. Неотъемлемой частью настоящего договора является:

— Приложение N 1 — Акт приема-передачи документов.

Шаблон договора

г. Москва « » _________ 201_ г.

Общество с ограниченной ответственностью «Стандарт А» в лице Генерального директора Вахрушевой Оксаны Геннадьевны, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Исполнитель», с одной стороны, и ________________________________________________, именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице _________________________________________________ действующего на основании Устава, с другой стороны, совместно именуемые Стороны, заключили договор о нижеследующем.

1. Предмет Договора

1.1. Исполнитель принимает на себя обязательства выполнить комплекс работ по архивной обработке документов Заказчика на условиях настоящего Договора, а Заказчик обязуется принять и оплатить и в соответствии с Приложением №1 к настоящему Договору.

Другие публикации:  Налоговый вычет на ребенка в 2019

2. Стоимость работ

2.1. Стоимость работ определена в Приложение №1, являющейся неотъемлемой частью настоящего Договора.
2.2. Окончательная стоимость и виды выполненных работ определяются по факту исполнения работ по Договору на основании подписанных Актов приёма-сдачи выполненных работ. Оплата по Договору будет производиться за фактически выполненные виды и объемы работ после подписания Сторонами Акта приёма-сдачи выполненных работ.
2.3. В случае если необходимость корректировки стоимости работ вызвана поручением дополнительных работ Исполнителю, изменение цены работ производится Сторонами путем подписания дополнительных соглашений к настоящему Договору, по согласованным договорным ценам.
2.4. При использовании в производстве работ расходных материалов их стоимость включена в стоимость тех видов работ, в которых они используются.

3. Платежи и расчеты

3.1. Стоимость услуг устанавливается по ценам в соответствии с Приложением №1 к настоящему договору.
3.2. Стоимость услуг НДС не облагается, в связи с применением упрощенной системы налогообложения (гл.26.2 ст.346.11 НК РФ).
3.3. После завершения оказания услуг Исполнитель в течении 5 (пяти дней передает Заказчику оригинал счета и акт оказания услуг, в котором указываются виды услуг, количество и стоимость, согласно Приложению к Договору).
3.4. Окончательный расчет за выполненные работы осуществляется на основании подписанного Акта приёма-сдачи выполненных работ, а так же выставленного Исполнителем Счёта в течение 3 (трёх) банковских дней с момента подписания Акта.

4. Права и обязанности Сторон

4.1. Заказчик вправе:
4.1.1. В течение рабочего дня в любое время проверять ход и качество работ, не вмешиваясь в технологический процесс.
4.2. Исполнитель вправе:
4.2.1. Не приступать к работе, а начатую работу приостановить, если Заказчик нарушает условия Договора.
4.2.2. В случае проведения государственными архивами плановых проверок или передачи документов Заказчика на государственное хранение представлять интересы Заказчика, выступая от лица Заказчика при получении соответствующей доверенности.
4.3. Заказчик обязан:
4.3.1. В случае выполнения работ на территории Заказчика предоставить пригодные для работы помещения и (или) рабочие места в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.
4.3.2. Предоставить Исполнителю все документы, необходимые для выполнения работ по Договору, в течение 3 (трёх) рабочих дней с момента начала работ.
4.3.3. В трёхдневный срок осмотреть и принять работу в соответствии с Договором, а при обнаружении недостатков незамедлительно сообщить об этом Исполнителю.
4.3.4. В соответствии с пунктами 3.1. и 3.4. Договора оплатить Исполнителю оговоренную сумму после окончания сдачи работ, если она выполнена надлежащим образом.
4.3.5. За нарушение сроков оплаты за принятые работы уплатить Исполнителю штраф в размере 0,1% от суммы задолженности за каждый день просрочки платежа.
4.4. Исполнитель обязан:
4.4.1. Осуществлять работы в полном соответствии с ГОСТами, положениями действующего законодательства Российской Федерации, целями и задачами, предусмотренными настоящим Договором.
4.4.2. Соблюдать конфиденциальность в отношении информации, содержащейся в документах Заказчика, которая стала ему известна в ходе выполнения обязательств по Договору (понятие «информация» включает в себя сведения о клиентах, формах и методах работы Заказчика, состояние его дел и имущества и иные подобные сведения).
4.4.3. В недельный срок от даты окончания работ оформить и сдать результаты выполненных работ.
4.4.4. Отвечать за сохранность имущества, оказавшегося во владении Исполнителя в связи с Договором.
4.4.5. Немедленно предупредить Заказчика и приостановить работу до его решения при обнаружении:
а) непригодности (недоброкачественности) материалов, оборудования или документации, предоставленной Заказчиком;
б) возможных неблагоприятных для Заказчика последствий при указанных им способах выполнения работ;
в) иных обстоятельств, не зависящих от Исполнителя и влияющих на качество и срок выполнения работ.
4.5. Стороны обязуются на срок Договора:
— незамедлительно извещать друг друга об изменении своего наименования, местонахождения, платежных и иных реквизитов, прочей информации, сообщенной ими при заключении Договора;
— сохранять в тайне всю информацию по Договору и/или в связи с ним, признанную ими конфиденциальной.

5. Обстоятельства непреодолимой силы

5.1. Ни одна из Сторон не несёт ответственности перед другой Стороной за неисполнение обязательств по настоящему Договору, обусловленное действием обстоятельств непреодолимой силы, т.е. чрезвычайных непредотвратимых при данных условиях обстоятельств, возникших помимо воли и желания Сторон и которые нельзя предвидеть или избежать, и последствий которых для исполнения по Договору оказалось невозможно избежать разумным путем. К таковым обстоятельствам Стороны относят, в том числе, следующие: объявленная или фактическая война, гражданские волнения, эпидемия, блокада, эмбарго, пожары, землетрясения, наводнения и другие природные и стихийные бедствия, а также издание актов государственными органами, препятствующих исполнению Договора.

6. Прочие условия

6.1. Договор вступает в силу с момента его подписания полномочными представителями обеих Сторон и действует до полного фактического исполнения обеими Сторонами принятых на себя обязательств.
6.2. При выполнении работ по настоящему Договору Исполнитель руководствуется основными нормативными документами по архивному делу. В случае если индивидуальные пожелания Заказчика противоречат основополагающим документам, Исполнитель информирует об этом Заказчика и выполняет работы на основании его пожеланий и требований. В этом случае подписывается двухсторонний акт, на основании которого Исполнитель не несёт никакой ответственности за отступление от правил.
6.3. Все изменения и дополнения к настоящему Договору считаются действительными при условии их письменного совершения, подписания полномочными представителями и скрепления печатями обеих Сторон.
6.4. В случае если разногласия, возникшие из настоящего Договора или в связи с ним, не будут урегулированы путем переговоров Сторон в разумный срок, споры будут переданы на разрешение Арбитражного суда г. Москвы в соответствии с действующим законодательством РФ.
Обязательный досудебный (доарбитражный) порядок урегулирования споров исчерпывается претензионным. Срок рассмотрения письменных претензий – 20 (двадцать) дней.
6.5. Настоящий Договор составлен, исполняется, регулируется и трактуется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, подписан полномочными представителями и скреплен печатями обеих Сторон в двух подлинных экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному экземпляру для каждой Стороны.

Договор на обработку архива

ДОГОВОР НА ВЫПОЛНЕНИЕ РАБОТ
ПО АРХИВИРОВАНИЮ ДОКУМЕНТАЦИИ

г. _______________ “___” ____________ 200 __ г.

___________________________________________, именуемое в дальнейшем “Заказчик”, в лице _____________________________________, действующего на основании _________________________________________, с одной стороны, и граждани н( ка ) __________________________________________, менуемый ( ая ) в дальнейшем “Исполнитель”, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем.

1.1. Заказчик поручает, а Исполнитель обязуется осуществить работы, необходимые для подготовки документов и архивных материалов Заказчика к сдаче в Центральный архив г . ___________.

1.2. Работы включают в себя сортировку, систематизацию, брошюровку и упаковку документов и иных архивных материалов Заказчика с учетом требований, обычно предъявляемых при сдаче указанных материалов в Центральный архив.

2. Права и обязанности сторон

2.1. Исполнитель вправе:

2.1.1. Требовать от Заказчика предоставления обязательных экземпляров документов, упаковочных и брошюровочных материалов, необходимых для выполнения работ.

Другие публикации:  Пособие по фонетике

2.2. Исполнитель обязуется:

2.2.1. Проводить работы только в помещении Заказчика.

2.2.2. Бережно относиться к обрабатываемым документам, не допускать их порчи или гибели в процессе проведения работ.

2.2.3. Завершить работы не позднее “___” __________ 200 __ г. и передать Заказчику их результат по описи.

2.3. Заказчик обязуется:

2.3.1. Предоставлять Исполнителю по его требованию необходимые документы.

2.3.2. Обеспечить Исполнителя необходимыми материалами.

2.3.3. По окончании работ принять их результаты по описи.

2.4. В силу настоящего договора брошюровка документов и архивных материалов Заказчика осуществляется его материалами и за его счет.

2.5. Исполнитель вправе сдать выполненные работы досрочно.

3. Стоимость работ и порядок оплаты

3.1. За работы, выполняемые по настоящему договору, Заказчик уплачивает Исполнителю вознаграждение в размере ______________ руб.

3.2. Заказчик не позднее ________ дней с даты подписания настоящего договора уплачивает Исполнителю 50% аванс.

3.3. Оставшаяся сумма выплачивается Исполнителю не позднее 2 дней с даты приемки выполненных работ.

4.1. Стороны будут стремиться урегулировать споры, могущие возникнуть из настоящего договора, путем переговоров. В случае неурегулирования путем переговоров споры по договору разрешаются в судебном порядке.

4.2. Настоящий договор составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу.

Договор на обработку архива

ДОГОВОР
о передаче на постоянное (долговременное) хранение в частный электронный архив документов личного происхождения

___________________________________________________________
(название фонда) Настоящий договор заключается между _______________, именуемым далее Владелец, и частным электронным архивом личных фондов и коллекций документов, именуемым далее Архив.
Договор заключен в том, что Владелец передает Архиву на хранение документы, являющиеся его частной собственностью.
Документы в количестве ___ единиц хранения за _________________ годы передаются по сдаточной описи ,подписанной Владельцем и утвержденной Експертной комиссией Архива.Документы передаются в электронном виде (в исключительных случаях — на бумажных носителях).
Владелец обязан: в 10-дневный срок после заключения настоящего договора передать документы в Архив согласно сдаточной описи
Архив обязан:
— принять документы и выдать Владельцу акт о приеме-передаче документов ;
— обеспечить сохранность документов(документы хранятся на CD),
— разместив на сайте в общем доступе аннотированный каталог, рганизовать использование документов, если это разрешено Владельцем и на тех условиях, которые Владелец указал в договоре.
Владелец имеет право: расторгнуть договор с Архивом и потребовать возврата своих документов;
ограничить право допуска к своим документам как по категориям пользователей,так и по срокам допуска;
Архив имеет право:
— производить научно-техническую обработку документов (заранее известив о ней Владельца);
— использовать документы в научно-исторических,справочно-поисковых и практических целях (с согласия Владельца)
— получать оговоренную заранее с Владельцем долю дохода при коммерческом использовании документов.

Обработка архива договоров

В любой организации, деятельность которой осуществляется не один год, имеется архив документов, в частности, договоров. Причем, чем дольше компания оказывает свои услуги, чем востребованнее ее деятельность, чем больше у организации постоянных клиентов и успешно выполненных проектов, тем больше и бумаг, которые содержит архив договоров.

А ведь время хранения бумаг ограничено

Вот и приходится систематически просматривать документы, убирать и уничтожать при этом бумаги, срок хранения которых истек. Конечно, обработка договоров может выполняться и сотрудниками организации. Довольно часто обработка архива договоров осуществляется штатными архивариусами. Если же этих специалистов в штате компании нет, то объем бумаг будет стремительно увеличиваться, и найти нужный документ при необходимости будет очень сложно.

Услуги профессиональных архивариусов

Архивариусы должны хорошо разбираться в законодательстве, ведь только в этом случае они смогут грамотно разобрать любые бумаги. Если же за состоянием документации следит не специалист, то, как правило, обработка архива договоров осуществляется экстренно и в тот момент, когда найти что-либо среди бумаг становится проблематично. Поэтому рекомендуется не привлекать к этим работам работников компании, в которой проводится обработка архива договоров, а систематически пользоваться услугами профессиональных архивариусов. К счастью, сделать это просто: достаточно обратиться к нам и поручить ей работу с документацией.

Создание архива договоров состоит из 2 видов работ:

  • из обработки архива договора, созданного ранее.
  • из обработки договоров, вновь поступивших.

Обработка договоров

Выполняется обработка договоров двумя способами, зависят которые от типа архива. Стоит отметить, что сегодня можно как составить электронный архив, так и обрабатывать документацию ручным способом. Такие способы обработки сильно друг от друга отличаются.

Обработка электронного архива

Электронная обработка архива договоров – это сканирование всех бумаг и грамотное занесение их в уже существующую или вновь составляемую базу. А ручная обработка договоров – систематизация бумаг по определенным признакам, включающая в себя и составление описи документов. Однако выход есть! Не нужно сегодня тратить материальные на зарплату штатных архивариусов. Чтобы обработка договоров была выполнена быстро и грамотно, доверить ее можно опытным специалистам компании «Архивный эксперт», которые приедут к заказчику в указанное время и оперативно выполнят все требующиеся для обработки архива договоров работы.

Выгода от наших услуг

Стоимость услуг этих профессионалов доступная. Наши архивариусы прекрасно разбираются в особенностях законодательства нашей стране. Поэтому сроки, в течение которых будет выполнена обработка договоров этими специалистами, минимальные.

Архивная обработка документов

Как структурировать бесконечный поток документов? Этим вопросом задается каждая компания, как начинающая, с небольшим документооборотом, так и уже опытная, успевшая накопить достаточное количество бумаг.

Архивация документов – способ оптимизировать документооборот, сократить объем документации, уменьшить затраты на ее хранение и наладить поиск необходимых бумаг.

Каким компаниям нужна эта услуга

Архивная обработка – это услуга, польза которой не зависит от сферы деятельности компании. Это подходит как государственным, так и коммерческим организациям, которые нуждаются в обработке и структурировании документов.

Работа с большим числом документов может ухудшить работу предприятия, если в штате нет специального сотрудника, который ведет учет документации и знает, как все устроено, и может оперативно найти необходимый документ.

Проверки аудиторов или налоговой инспекции, которые не обходят стороной ни одну организацию, пройдут без происшествий, если весь перечень запрашиваемых проверяющим документов будет предоставлен ему сразу же, без долгого ожидания. А поиск по скопившимся тоннам бумаг без какой-либо систематизации занимает много времени. Избежать этой ситуации поможет грамотная архивация документации.

Мы уже оказывали услуги по архивированию документов следующим организациям:

  • Лукойл
  • Роснефть
  • Билайн
  • Фонд РЖС
  • ОК-Лоза
  • Крикунов и партнеры
  • Росздравнадзор
  • и многим другим.

Какие непосредственно работы по архивной обработке мы выполняли с некоторыми из этих заказчиков:

Зачем архивировать бумажные документы

Архивная обработка представляет собой набор услуг, которые помогают обработать документы, упорядочить их в одну систему, описать, сформировать в дела и уничтожить неактуальные. После этой процедуры поиск по сформированным делам станет проще, объем занимаемого ими места сократится, что позволит экономить не только время, но и деньги.

Архивная обработка часто используется как предварительный этап перед последующим сканированием документов для создания электронного архива и для систематизации документов в электронном виде в удобном для заказчика формате.

Другие публикации:  Приказ 370 мвд от 18042007

Этот этап позволяет упорядочить хранимые документы, создавая специальные описи, помогающие упростить поиск. Повышается также и уровень защищенности документов. Утеря ценных дел обнаруживается на раннем этапе, когда исправить ситуацию намного легче. Это предотвратит дополнительные взыскания в результате непредвиденной проверки.

Процесс архивирования документов в организации

  1. Оставляете заявку онлайн

или по телефону
+7 (495) 739-92-37

  • Мы анализируем объем работ,
    предоставляем расчет стоимости.
  • Заключаем договор.
    Проводим экспертизу
    ценности документов.
  • Разрабатываем метод
    систематизациии архива,
    выполняем архивную обработку.
  • Отправляем необходимые
    документы на хранение
  • Утилизируем документы,
    необязательные к хранению по закону.
  • Хранение и утилизация документов

    Мы также можем организовать подготовку дел для организаций, которым необходимо передавать документы на хранение в государственные архивы.

    Нет нужды сохранять все документы, часть может быть подвержена утилизации. Это необходимо, чтобы сократить объемы информации, ведь не все документы обязательны к хранению. Главная задача – правильно оценить предоставленные бумаги, проверить, какие из них подлежат полному уничтожению и согласовать с заказчиком, чтобы избежать ошибок в работе.

    После упорядочивания всей документации можно ее отсканировать и сохранить в виде электронного архива. Для такого архива характерна высокая степень надежности и гибкость поиска. Компания Биорг знает все о том, как архивировать документы и в бумажном виде, и в электронном.

    Стоимость архивной обработки

    Стоимость услуг по архивной обработке документов зависит от нескольких факторов, к примеру, от размера бумажного архива и изначального числа документов, от места хранения, от состояния поступивших в работу бумаг и др.

    Договор на обработку архива

    Передача документов на ответственное хранение позволит сократить затраты на хранение и обслуживание документов, повысить эффективность собственных сотрудников путем снижения непрофильной нагрузки, высвободить офисное пространство под решение ключевых бизнес-задач. Кроме того, компания сможет защитить себя от рисков разглашения конфиденциальной информации, порчи и утраты документов и обеспечить преемственность процессов при управлении документами.

    Компания «Делис Архив» оказывает услуги по хранению документации коммерческих и государственных организаций, а также физических лиц. Среди множества услуг компании наиболее востребованными являются хранение, электронный архив, сканирование и уничтожение документов. Компании – партнеры «Делис Архив» на собственном опыте убедились в том, что передача архивов на аутсорсинг позволила им на новом уровне выстроить процессы работы с документами.

    Кейс 1. Управление архивом больше не заботит глобальную корпорацию

    Одним из заказчиков «Делис Архив» стала международная корпорация, работающая в индустрии здорового образа жизни, продукция которой распространяется более чем в 95 странах мира через широкую сеть торговых представителей. Каждый торговый представитель – а их количество исчислялось, конечно, не одной и не двумя сотнями – при подписании договора с компанией отправлял документы для обработки в головной офис. Для обработки и сканирования этих документов было задействовано несколько подразделений компании, дополнительно арендовалось помещение для хранения документов. В какой-то момент хранить накопившуюся и продолжающую поступать массу бумаг собственными силами стало невозможно, и корпорация приняла решение организовать внеофисное хранение и электронный архив договоров с торговыми представителями, которые рассредоточены по всей стране.

    С учетом специфики деятельности компании эксперты «Делис Архив» разработали систему, использование которой позволило высвободить рабочее время сотрудников компании для выполнения ключевых задач бизнеса, так как весь процесс управления документооборотом был передан на аутсорсинг, и отказаться от аренды дополнительных площадей под хранение документов.

    Теперь со всех регионов торговые представители компании раз в месяц отправляют документы в центр обработки данных «Делис Архив». Каждый договор регистрируется в системе учета данных, сканируется и отправляется на хранение. Скан-образы документов загружаются в веб-кабинет, а резервная копия загружается в файловый обменник клиента.

    Веб-кабинет позволяет компании оперативно найти скан-образ любого договора, а также заказать оригинал документа. Избавление от бумажной работы крайне благотворно повлияло на бизнес компании.

    Кейс 2: Аутсоринг спас одного из лидеров DIY от бумажного хаоса

    Не меньшие трудности с хранением многочисленных документов испытывала международная компания-ритейлер, специализирующаяся на продаже товаров для строительства, отделки и обустройства дома, дачи и сада. Структура компании состоит из множества магазинов, каждый из которых является отдельным юридическим лицом. Когда руководство компании осознало, что документооборот оказался под угрозой хаоса, оно обратилось к «Делис Архив» для организации централизованного хранения документов всей сети магазинов.

    С компанией был заключен один договор с полным перечнем услуг, которые необходимы каждому конкретному магазину. Теперь каждый магазин компании напрямую отправляет документы на хранение в «Делис Архив» и при этом имеет доступ к управлению архивом именно своего магазина.

    Решение позволило освободить дополнительную полезную площадь для хранения товаров, которые реализует магазин. Кроме того, внедрение системы обеспечило безопасное хранение данных с ограниченным доступом к документам.

    Одним из условий заказчика было поступление документов напрямую на проверку к аутсорсеру, минуя офис компании клиента.

    Проанализировав все требования, «Делис Архив» разработал систему, позволяющую учитывать все поступающие документы от дистрибьюторов со всей России. Дилеры присылают документацию на хранение в «Делис Архив» любым удобным для них способом. В среднем в месяц поступает 15 тыс. документов. Компания получила возможность систематизировать документы и выгружать полный отчет из системы учета.

    Теперь сотрудники компании всегда знают, какие документы вернулись подписанными и где хранится оригинал документов, а также могут обратиться к ним в любое удобное время.

    В итоге высвободилось рабочее время сотрудников компании на ключевые задачи бизнеса, так как за весь процесс управления документооборотом с дистрибьюторами теперь отвечает аутсорсер.

    Для нас каждый клиент – особенный. Внимание к клиенту, соблюдение достигнутых договоренностей по сервису, внедрение современных технологий – основные причины успеха нашей компании. Нам не приходится доказывать свой экспертный уровень, нас рекомендуют друзьям и партнерам. Первые клиенты уже более 17 лет работают с нами, а это дорогого стоит. А если у вас остались сомнения, то просто спросите о «Делис Архив» у своих партнеров, ведь, скорее всего, они уже с нами сотрудничают.

    Каждый день мы решаем новые задачи и развиваемся для клиентов и вместе с клиентами. Я горжусь тем, что могу назвать «Делис Архив» современной, ответственной и креативной компанией.

    Для нас каждый клиент – особенный. Внимание к клиенту, соблюдение достигнутых договоренностей по сервису, внедрение современных технологий – основные причины успеха нашей компании. Нам не приходится доказывать свой экспертный уровень, нас рекомендуют друзьям и партнерам. Первые клиенты уже более 17 лет работают с нами, а это дорогого стоит. А если у вас остались сомнения, то просто спросите о «Делис Архив» у своих партнеров, ведь, скорее всего, они уже с нами сотрудничают.

    Каждый день мы решаем новые задачи и развиваемся для клиентов и вместе с клиентами. Я горжусь тем, что могу назвать «Делис Архив» современной, ответственной и креативной компанией.

    Вам также может понравиться